仕事が遅いと残業をしなければ終わらなかったり、家に持ち帰って仕事をしたりする必要が出てきます。

しかし、その分自分の時間や家族や友人と過ごす時間が少なくなり、ストレスが溜まってしまいます。

自由な時間を生み出し、有意義に過ごせるようになりましょう。

仕事ができない人、遅い人の原因

完璧にしようとする

どんなに緊急度や重要度が低くても、完璧にしなければ納得できない人がいます。

しかし、完璧を目指していては、時間がいくらあっても仕事は終わらず溜まっている一方です。

プレゼン資料や会議資料など数字を取り扱った資料は、数字の間違いがないようにしなければなりませんが、レイアウトなどは完璧でなくても問題ありません。

資料で重要なのは、レイアウトではなく数字や情報なのです。

レイアウトが完璧でも、数字や情報が違えばトラブルの原因となり、トラブルが起こると、その処理をするためにさらに時間を使うことになります。

情報は間違いがないように注意し、レイアウトなど重要ではないところは、ある程度で納得する必要があります。

完璧にしようとして期限を守れないよりは、8割の出来でも期限を守ることの方が重要です。

すべて自分でしようとする

自分の仕事や、誰かから引き受けた仕事をすべて自分でしようとして、どれも中途半端で出来ていない人がいます。

自分の仕事でも苦手なところを誰かに頼んだり、中途半端になる可能性があるなら最初から引き受けないようにします。

「断りにくい」というのが理由で引き受けている人もいると思いますが、無理に引き受けて中途半端になるのは、相手に迷惑がかかるため、控えるべきです。

自分の感情を優先し、相手の都合を考えないのはよくありません。

すべて自分でしようと考えるのではなく、仕事を完了させるためにはどうしたら良いのかを考える必要があります。

時には誰かにお願いしなければ終わらないこともあるでしょう。

自分の仕事だからといって、すべて自分でする必要はないので、お願いできるところはお願いし、業務がきちんと終わるように調整しましょう。

気にしなくても良いことまで気になる

仕事をこなしていると気になる部分が出てくると思いますが、仕事が遅い人は納得するまで調べる傾向にあります。

業務の中で気になる部分を発見することは、気づきの視点から見れば良いことの方が多いでしょう。

その気づきから改善されたり、認識と違うことがわかったりすることもあります。

しかし、気になることをすべて調べていると、その度に立ち止まることになり、その度に集中力が途切れ、仕事が前に進みません。

納得しなくても仕事を遂行できるものは、気にせず業務を進めましょう。

どうしても気になるようなら、メモなどを取っておき時間がある時に調べるようにしましょう。

効率を良くする対処法

フォーマットを作る

どんな仕事にも同じ作業をしなければならないことがたくさんあります。

しかし、そのたびに一から作っていては、期限に間に合いません。

そのため、一から作るのでなく、ある程度完成させておいて必要な数字やデータを入力するだけの状態にしておきます。

例えば、毎回同じような会議資料を作る仕事であれば、フォーマット(ひな形)を作っておきます。

必要な箇所だけ入力する状態にしておくだけで、かなりの時間短縮になります。

どの会社でも会社全体のフォーマットはあるのに、個人レベルの仕事になると個人の裁量に任されるため、自分の仕事にはフォーマットを作っていないことがあります。

個々の業務でもフォーマットを作り、面倒な作業は極力減らしましょう。

優先順位を決める

仕事の優先順位を決めずに取り掛かるのはあまり良いとは言えません。

仕事にはそれぞれ、重要度と緊急度が違いますので、緊急度が高いもの重要度が高いものから取り掛かるようにしましょう。

また、頭を使う仕事は一番頭が冴えている時間に作業し、頭を使わない仕事は、眠くなる時間に作業するなど、自分にあった時間帯を選びましょう。

すぐ終わる仕事、憂鬱な仕事は、先に片付けることをお勧めします。

すぐ終わる仕事でも量が多くなれば、それなりに時間がかかってしまうし、憂鬱な仕事は、片付けるまでずっとそのことが頭の片隅にある状態となります。

そんな状態では、他の仕事に集中することができず、作業時間が長くなり、クオリティーも下がってしまいます。

ですので、「緊急度が高いもの」「重要度が高いもの」「すぐ終わるもの」「憂鬱なもの」は早めに片付けましょう。

決断を早くする

決断を早く出来ない人は、目の前のことしか考えておらず、先のことまで頭が回っていないことが多いです。

決断をしなければ、その分作業が遅れますし、遅れた分余裕がないため、トラブルが起こった時に対処する時間も残されていません。

決断するために必要な情報を集め、消去法で選択肢を少なくしていき、2、3個になったら決断してしまいましょう。

早い段階で決断することで、間違いに気づいたらすぐ引き返して別の選択肢を実行すれば良いのです。

大抵は、早く決断した被害より、決断が遅れた時の被害の方が大きいものです。

相手がどう思うかは考えない

相手を傷つけても良いという意味ではありません。

仕事でしてもらわないといけないとこは、してもらうことです。

何かをお願いする時、相手に「自分が嫌われないかな」「こんな仕事頼んだら大変だよね」など気にしないことです。

相手に嫌がられるかもしれないから、自分でその仕事を変わりにするのですか?

そんなことをしていては、自分の仕事は増える一方で、仕事しないといけない人は仕事がなくなってしまいます。

それに、相手にお願いしないのは、相手に対して「お前には出来ない」と言っているようなものです。

相手がどう思うか考えるのではなく、仕事の役割としてお願いするのも自分の仕事です。

一人で悩まない

仕事で行き詰まった時に、自分一人で悩んで考えていても解決できることは多くありません。

そもそも解決できるならそこまで悩みません。

悩むということは自分の手に負えないということなので、同僚でも上司でも相談に乗ってもらいましょう。

全く考えず相談するのは相手に失礼なので、しっかり考えた上で解決しないものを相談しましょう。

時には部下に聞いてみるのも良いかもしれません。新しい選択肢が増えるかも。

整理整頓する

自分の机や使った部屋など散らかしたまま片付いていない人は、整理整頓を心がけましょう。

身の回りが片付いていないのは、「心の調整」「情報の整理整頓」が出来ていないのです。

整理整頓の基準としては、何の書類がどこに置いてあるのか、そして、すぐに取り出すことができるようにしておくことです。

どこに置いてあるかがわかるということは、頭の中がすっきりしているのです。

いらないものは捨てたり、資料などはカテゴリーごとにファイリングしたり、収納する場所を固定化することで、頭も机も片付いていくでしょう。

社内の仕事が早い人に聞く

社内に必ず一人は仕事ができる人が存在します。

いないと思う職場の場合は、仕事ができると仕事をさらに増やされるため、隠していることもあるでしょう。

仕事を早くするために、自分で試行錯誤するよりは、早い人の真似をするのが一番です。

一度聞いてみて、教えてもらったことを実践してみましょう。

初めはこんなことが早い理由?と思ったり無駄に感じることもあるかもしれません。

しかし「まずは言われた通りにやること」が重要です。

守破離ですね。

仕事が早い人に教えてもらうチャンスは一回だけです。

もし、教えてもらってその通りに実行しなかった場合は、2度と教えてもらえないか、次からは手を抜かれるかどちらかでしょう。

まとめ

余裕がなくなる前に手を打つことが一番です。

例えば、入社すぐの新入社員であれば、仕事に慣れるまでゆっくり教えてくれたり、一緒に作業してくれたりするため、「仕事が終わらない」なんてことも少ないでしょう。

この時に「余裕」とあぐらをかくと、独り立ちした時に、業務が終わらなくなります。

自分ができると勘違いする人が多くいますが、最初の余裕があるときに、積極的に参加し効率を考えたり、経験値を増やしておきましょう。